Opintojaksolla tutustutaan julkista hallintoa koskeviin hallintomenettelysäädöksiin, niiden tavoitteisiin ja käytäntöihin. Erityisesti perehdytään kirkon hallinnon ja seurakuntatyön rakenteisiin sekä niitä koskeviin ohjeisiin. Kokoustekniikkaa, puheenjohtajan toimintaa ja hallinnollisten dokumenttien laatimista opetellaan käytännöllisten harjoitusten välityksellä.

Opintojakson suoritettuaan opiskelija

• kykenee kuvaamaan hyvän hallintomenettelyn periaatteet

• soveltamaan hyvää hallintomenettelyä koskevia periaatteita ja ohjeistusta teologin työelämätehtävissä korkeita ammattieettisiä periaatteita noudattaen

Eräänä kurssin menetelmänä käytetään käytännön työelämän ongelmatilanteiden ja ratkaisuvaihtoehtojen tutkimista pienryhmissä (problem based learning.)

Hallintomenettelyjen arviointilautakunta
(pöytäkirjat ja opiskelijoiden esitykset lautakunnan kokouksissa)

Asiakirjamalleja ja hallinnollisia dokumentteja.

Kokoustekniikkaa koskevat ohjeet

Oppimistehtävä nro 1.

Muodostakaa  2-3 opiskelijan työryhmä ja valitkaa yhteistyössä yksi seuraavista hallintomenettelytaitoja vaativista tilanteista tutkittavaksenne. Kun olette valinneet oman tehtävänne, ilmoittakaa ryhmänne kokoonpano ja tieto valinnnastanne 28.3.2012 mennessä tämän ohjesivun alaosassa olevalla kommenttitoiminnon avulla. Näin muutkin saavat tietää, mitkä tehtävät on jo valittu.  Jäljelle jääneet tehtävät jaamme kurssin ensimmäisellä kokoontumiskerralla.

Tehtävänänne on selvittää tilannetta koskevat lait, säädökset ja ohjeet ja laatia niiden perusteella esitettyä tilannetta koskeva toimintasuunnitelma ja tarvittava kirjelmä tai muistio. Valmistautukaa esittelemään työnne tulos kurssilla (aikaa noin 10 min/esitys). Käyttäkää raportissanne PP-esitystä tai muu sähköisesti esitettävä/jaettava yhteenvetoa aiheesta. Siinä tulee näkyä, mitä lakeja, säädöksiä ja ohjeita olette ratkaisussanne käyttäneet.

1. Lausunto bändikämpän lakkauttamisasiassa

Seurakunnan eräällä  seurakuntatalolla on ollut nuorisotyön bändikämppä. Nyt seurakunta luopuu vajaakäyttöisestä talosta ja samalla bändikämppää uhkaa lakkauttaminen. Uutta tilaa ei ole osoitettu. Päättäjät ovat kyseenalaistaneet bändikämpän merkityksen nuorisotyössä.

Kämppää on käyttänyt sekä pari seurakunnan nuorten omaa gospel- ja rokkiryhmää ja sen lisäksi kaupungin kanssa sovitulla sopimuksella kolme kaupungin lähiötyön kautta tullutta bändiä.

Laatikaa luonnos kirjelmäksi hallinnolle. Selvittäkää, kenelle se tulee osoittaa. Mitä pitää tehdä sen varmistamiseksi, että kirjelmän perusteella asiaa käsitellään oikeissa päättävissä elimissä.

2. Turvallisuussuunnitelma varhaisnuorten retkeä varten

Lähdet vetämään yhdessä erään 5. luokan opettajan kanssa leirikoulua seurakuntayhtymän leirikeskukseen. On lokakuun alku. Ryhmässä on yhteensä 26 iältään 12-13  -vuotiasta nuorta. Ohjelmassanne on ulko- ja sisäliikuntaa, retki  laavulle, saunomista ja uimista, askartelua, laulu-ja ohjelmahetkiä ja tietysti ateriat ja yöpyminen.

Laatikaa turvallisuussuunnitelma leiriä varten. Voitte hyödyntää leirikeskuksen valmista turvallisuussuunnitelmapohjaa tai kirkon asiaa koskevaa ohjetta. Ks. esim. http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/0/BA8BEFB615C73D01C2257700003F33C1/$FILE/turvallisuusasiakirjakuopio.pdf

3.  Puuttuva perehdytys ja yhteistyö

Elsa oli palkattu työllistettynä järjestämään seurakunnan taloustoimiston ja kirkkoherranviraston arkistoa. Palkkauspäätöksestä sopineet kirkkoherra ja talouspäällikkö ohittivat ratkaisua tehdessään toimistotyöntekijöiden kannan, jonka mukaan tehtävään olisi pitänyt palkata pitkäaikainen sijainen Outi. Esimiehet pitivät Outia kuitenkin sopimattomana tehtävään hänen silmäsairautensa takia. Outi kärsii etenevästä silmäsairaudesta ja vaikka oli pettynyt ratkaisuun, hän itse tyytyi päätökseen. Muu henkilöstö alkoi kuitenkin syrjiä Elsaa. Hänelle ei puhuttu eikä hänelle annettu opastusta saamansa tehtävän suorittamisessa, hoitamattoman arkiston järjestämisessä. Esimies saa Elsalta kuulla tilanteesta vasta, kun hän ihmettelee, miksi arkistotyö etenee niin hitaasti.

Miten esimies toimii tilanteessa?

4. Tiedottaminen tapaturmasta ja  väkivaltatilanteesta päihdeleirillä

Reino oli ilmoittautunut päihteettömälle kuntoutusviikolle seurakunnan leirikeskukseen. Kolme päivää kaikki meni hyvin, mutta sitten neljännen leiripäivän iltapäivällä joku Reinon kaveri kävi parkkipaikalla ja toi muovikassin Reinolle. Ohjaajat eivät nähneet tapausta, mutta kuulivat siitä jälkikäteen muilta leiriläisiltä. Iltaohjelman alkaessa Reinoa ei näkynyt missään ja kun häntä lähdettiin etsimään hänet löydettiin humalassa laiturilta. Kun hänelle kerrottiin, että hänen osaltaan leiri päättyy tähän yhteisten pelisääntöjen rikkomiseen, hän alkoi käyttäytyä aggressiivisesti. Hän otti esiin puukon ja löi sillä lähinnä seisonutta diakoniatyöntekijää. Isku osui käsivarteen. Tämän jälkeen hän purskahti itkuun ja heitti puukon järveen ja hyppäsi itse perästä. Hypätessään hän loukkasi jalkansa laiturin päässä olevaan lankkuun. Joku soitti hätäkeskukseen. Leirin miesohjaajat kävivät soutuveneellä hakemassa Reinon rantaan ja pitelivät häntä kiinni.

Miten tilanne jatkuu, niin että leirin vastaava johtaja ja muut ohjaajat voivat jälkikäteen arvioida toimintansa onnistuneeksi ja ohjeiden mukaiseksi.

5. Varhaisen puuttumisen ohjeen soveltaminen

Ensio on palkattu seurakuntaan kanttorin sijaiseksi, koska virkaa ei ole saatu vakinaisesti täytetyksi. Ensio selviää työstää hyvin silloin, kun on hyviä jaksoja. Päihdeongelma on hallinnassa ja hän on mukava ja yhteistyökykyinen työntekijä. Kun hänellä on huono jakso, häntä ei saa puhelimella kiinni, hän ei vastaa soittopyyntöihin ja työtehtävät kärsivät. Pari kertaa hän on tullut krapulaisena hautajaisiin ja kirkkoon soittamaan jumalanpalveluksessa. Silloin hän jättää käymättä sakastissa ja menee suoraan urkuparvelle. Seurakuntamestari käy silloin katsomassa, onko kanttori paikalla ja ilmoittaa sitten sakastiin papille, että on se siellä. KOskaan häntä ei ole puhallutettu. Sen sijaan sairaslomia on alkanut tulla ja syiksi hän usemmiten kertoo kuumeen ja flunssaoireet sekä selkäsäryn. Hänelle on lääkäri ja terveydenhoitaja kirjoittanut kuluneena vuonna jo neljä 3 päivän sairaslomaa näistä syistä.

Miten tilanne jatkuu? Mitkä ohjeet ja säännökset ovat esimiehen apuna tilanteen selvittelyssä?

6. Yhdistyksen rahankäyttöepäselvyyden selvittely

Palikkalan markkinoiden muistoyhdistys on pieni rekisteröity yhdistys, joka vuosittain järjestää useita hyväntekeväisyystapahtumia. Yhdistyksen rahastonhoitajana on jo viisi vuotta toiminut Kosti Mäkinen, sairaseläkkeellä oleva kiinteistönvälittäjä. Yhdistyksen talous perustuu vuosittaisten markkinapäivien tuloihin ja jäsenmaksuihin. Vuoden 2011 toimintakertomusta ja tilinpäätöstä tehtäessä hallituksen uusi puheenjohtaja Ari Nieminen alkaa ihmetellä, miksi yhdistyksen tulot ovat olleet jo kolmen vuoden ajan selvästi pienemmät kuin aikaisempina vuosina, vaikka toiminta on koko ajan kasvanut. Tilit on kuitenkin vuosittain hyväksytty eikä niissä ole havaittu  mitään epäselvyyksiä. Tilintarkastajina on toiminut kaksi eläkkeellä olevaa opettajaa, joten varsinaista asiantuntemusta ei ole ollut käytössä.

Ari Nieminen tulee kysymään teiltä neuvoa, miten tilanteessa pitäisi toimia. Miten neuvotte häntä etenemään?  Mitä ohjeita ja lakeja hänellä olisi apunaan?

7. Videon näyttäminen ja levittäminen

Nuoret ovat kuvanneet, leikanneet ja viimeistelleet videotallenteen  viime kesän Lapin matkastanne. Tulos on hauska, taitava ja ajatuksia herättävä. Videon musiikiksi nuoret  ovat koonneet osittain oman bändin kanssa soitettua materiaalia tutuista kappaleista ja osittain netistä imuroimaansa musiikkia. Nuoret haluavat esittää videon seurakunnan nuorten leirillä ja laittaa sen nettiin katsottavaksi.

Mitä teidän  on otettava huomioon, kun annatte nuorille ohjeita.

Vihje ks. http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/sp?Open&cid=Content457F7E

8. Pahoinpitelyn jälkiä lapsessa

Olet vetämässä lasten kesäleiriä leirikeskuksessa. Eräs lapsista tuntuu aralta ja vetäytyvältä ja häneen on vaikeata saada kontaktia. Kun olette saunassa, toinen ohjaaja kiinnittää huomiota lapsen jalkoihin, joissa on merkillisiä punaisia juomuja ja mustelmia.

Kun niistä kysytään pojalta, hän ei sano mitään. Yöllä lapsi herää keskenkaiken itkemään eikä rauhoitu ennenkuin ohjaaja vie lapsen omaan huoneeseensa ja peittelee patjalle omaan sänkynsä viereen. Seuraavana päivänä lapsen kanssa jutellaan ja hän kertoo, että pelkää äidin uutta miesystävää. Miksi? Sitä hän ei suostu kertomaan.

Miten toimisitte tilanteessa ja millä perusteella?

9. Tietojen luovuttaminen

Kati Metsonen tulee kirkkoherranvirastoon ja haluaa saada selville tiedon omista biologisesta vanhemmistaan. Hän on nuori 23-vuotias nainen, joka on jo lapsena kuullut olevansa adoptoitu. Hänellä ei ole koko aikana ollut mitään tietoa omista biologisista vanhemmistaan. Nyt hänen ottoäitinsä on kertonut, että hänen oikea äitinsä on asunut Joensuussa silloin, kun antoi vauvansa adopotoitavaksi. Kati tulee virastoon ja haluaa saada nähdäkseen itseään koskevat tiedot ja tiedon biologisesta äidistään.

Miten päivystävänä pappina  toimitte tässä tilanteessa?

OHJE: muodostakaa pienryhmä (2-3 opiskelijaa), valitkaa yksi ongelma tutkittavaksenne ja ilmoittakaa ryhmänne kokoonpanosta ja valinnastanne oheisella VASTAA-toiminnolla.

Antoisaa oppimista odottaen
Heikki Salomaa, yliopistonlehtori (heikki.salomaa@uef.fi, p. 050 5708686)